"Slovíčko, které mě napadá jako první - nutnost", říká v rozhovoru na téma Work life balance, paní Alena Patrovská, HR manager společnosti VFC.

Vy jste na pracovní pozici, kde si dokážu představit, že pracovní doba bude okolo 10-12 hod. Co vám říká work life balance, vybalancování osobního a pracovního života?

Slovíčko, které mě napadá jako první, je nutnost. Domnívám se, že na kvalitní odpočinek lidé často zapomínají. Podle mě je odpočinek nezbytný. Ať již aktivní nebo pasivní.

Na počátku své pracovní kariéry jsem pracovala pro jednu z prestižních mezinárodních konzultačních společností, k tomu jsem ještě dokončovala denní studium financí na VŠE. Byl to kolotoč. Když jsem z této společnosti odešla, byla jsem na pokraji vyčerpání. 14 dní jsem jenom spala a spala, nemohla jsem se ani zvednout z postele. Pak jsem s údivem začala vnímat takové věci, jako že tráva je zelená, nebe pořád ještě modré. Bylo mi 25 let a  já byla skutečně na hraně toho, co jsem mohla snést. 14-15 hodin denně pracovat, přijít domů, v noci se učit, ráno jít na zkoušku a rovnou zase do práce....byl to veliký stres. Zapřísahala jsem sama sebe, že už to nikdy nenechám dojít tak daleko. Dnes vím, že abych společnosti mohla další den odvést 110-120  % výkon,  musím si především dobře odpočinout. Radši v kratší době nadprůměrný výkon, než být v práci nesmyslně dlouhou dobu, řekněme 16 hodin denně, a pracovat 40-50% - to je špatně.

Takže přesčasy jsou zbytečné?

Spíše bych řekla, že dlouhodobě jsou neefektivní..

Kolik hodin denně pracujete?

Předesílám, že mám báječný tým, na který je absolutní spoleh. Osobně jsem v práci zhruba 8 hodin, pak jdu za svými aktivitami a koníčky, zrelaxuji se a večer ještě pracuji, ale maximálně 1 hodinu. Snažím se svou práci natlačit do kratšího časového úseku, efektivněji využít čas v práci. Například jsem odbourala požírače času: zbytečné porady bez jasné agendy, konferenční hovory o nepodstaných věcech, spíše než email, raději zvednu telefon a záležitost vyřídím do pár minut. Nebo zbytečné povídání v kuchyňkách – na tom jsem tedy hodně zapracovala, i když rezervy  stále ještě  jsou.

A jak vypadá zbytečné povídání oproti povídání se sociálním efektem. Jak se to dá rozdělit, spousta lidí říká, že to povídání není úplně zbytečné. Utužuje se tým.

To s Vámi souhlasím. Jdete do kuchyňky, někoho tam potkáte, než se uvaří voda, prohodíte pár slov – to ano, to je samozřejmě utužující a navíc mě opravdu zajímá, jak se kolega má a co ho pěkného čeká - ale takové ty rádoby porady v kuchyňce, půlhodinová vystávání „na kafíčku“? Upřímně se někdy divím, že takové lidi na pracovišti po dobu jejich „porady“ nikdo neshání, nikomu nevadí, že nejsou tam, kde by měli být.

Mám pocit, že od manažerů se ve mnoha firmách očekává, že v práci budou přes čas.   Stalo se Vám někdy, že například šéf přijšel ve 4 hodiny a řekl „na pátou svolávám poradu“? Jak řešit takovou situaci?

Samozřejmě, že ano. Velmi často. Byl to pocit naprostého zoufalství, marnosti, vyčerpání.... nevím jak to dobře popsat. Je to skutečne deprimující. Odvádíte celý den vysoký výkon a když se chystáte odejít, je tu šéf a zrovna něco skutečně nezbytně potřebuje. Úkoly týmu se snažím promyslet dopředu, zadat je pokud možno v první části dne. Pokud se vyskytnou neplánované karamboly, vždy společně zvážíme priority a případně přenastavíme rozvrh. Někdy se dokonce přistihnu, že programově vyštvávám lidi ze svého týmu domu. Opravdu nechci, aby trávili v práci zbytečně dlouhý čas. Jsou to všechno mladé dámy. Dovedu si představit, že mají něco daleko lepšího na práci.

A ta porada o „páté“?

Konkrétní příklad? Opět ona konzultační společnost. Šéf týmu byl manažer, který patrně neuměl dobře řídit ani svůj čas, ani tým. Nás všechny, kteří jsme celý den pracovali na analýzách,  v šest večer svolal na poradu, protože nám potřeboval rozdat urgentní úkoly s termínem do dalšího dne ráno. „Nocovky“ pak nebyly žádnou zvláštností. Leckdy se stalo, že jsem to v jednu v noci nevydržela a šla se vyspat, ráno jsem našla týmové kolegy se strništěm na pošedlých tvářích, ve stejných košilích se špinavým límečkem. Moc to neřešili. Do butiku naproti si šli koupit košili, cestou si dali snídani a jeli dál. 7 dní v týdnu !!! Byla jsem naprostým outsiderem v týmu – potřebovala jsem spát.... Mimochodem to byly časy, kdy jsem povinně měla u sebe neustále cestovní pas – jednoduše jsem nikdy nevěděla jestli večer náhodou neskončím v nějakém hotelu v jiné zemi. Nevím, jak se taková situace dá efektivně řešit. V ideálním případě se šéfem na toto téma v klidu promluvit. Ale dobře se to radí – když jste „zajíc“ a neumíte si skoro poradit ani sami se sebou. Bohužel na takovém systému je postaveno hodně společností.

Jak odpočíváte?

Sportem, aktivitou, pohybem - jednoznačně jsem člověk, který se musí hýbat. Nejlépe v přírodě. Zájmů mám spoustu, největším koníčkem jsou doslova i do písmene koně.

Vlastně nezáleží na tom, co konkrétního člověk dělá, ale hlavně ať se u toho dobře baví, odstříhne se od problémů a od práce. Zrovna nedávno jsem se zoufale snažila trefit do golfového míčku ve společnosti dvou opravdu milých kolegů. Vůbec jsem se netrefila, ale během dvou hodin mě ani nenapadlo myslet na práci. Bylo to naprosto úžasné a osvobozující.

Pracujete 8-10 hodin denně, pak asi jako každá žena přijdete domů a tam čeká  druhá směna..

No učitě. To je pravda, to čeká i mě. Mám prima muže se sportovním duchem. Věřte nebo ne, ale on uklízí se mnou. Máme stanovený pevný čas - čtvrtek večer v šest hodin – kdy oba začneme uklízet. Manžel má  podlahy - luxování, vytírání - a já zbytek (koukám na Alenku s otevřenou pusou a otazníkem v očích – na druhou stranu, co se divím, můj typicky český manžel byl zase na mateřské dovolené – pozn. autorky.). No opravdu. Zní to docela neuvěřitelně, že. Ale nebojte,  všechno ostatní je na mně. Dělám si legraci, že můj manžel jednou umře vedle naplněné lednice hladem, protože si nedokáže ani nic vyndat. Každý den připravím oběd pro oba, svačinu pro oba, jako ve škole. Kolegové mu to prý ohromně závidí. 

Jak se dá při cestování využít čas k „vybalancování“, tím myslím efektivně. Jste v průměru 3 x za měsíc na služební cestě, většinou 3 - 4 dny, pak se hromadí práce doma i v práci a ještě jste utahaná po cestě. Jak balancujete v této oblasti?

Pravda je, že cestování je na čas velmi náročné a teď mi ještě přibylo. Ale i na služebních cestách se dá čas využít pro sebe – já jsem si například pořídila pohádky na videu, naučila jsem se nenáročné sporty jako je pilltes. Snažím se nezůstat na pokoji v hotelu, ale v podvečer se projít. Prostě pro sebe něco udělat.

Co třeba s časem  na letišti ?

Čas na letišti trávím v obchodech, ale pak zásadně neukazuji manželovi účty. Beru to tak, jak to je, na letišti se snažím být s předstihem. Naprosto nesnáším stres, kdy jste v zácpě a snažíte se zoufale chytit letadlo. To tedy opravdu není nic pro mě. Přijedu hodně s předstihem, sednu si do kavárny, čtu si knihu, třídím si poznámky z jednání, abych to nemusela dělat později, stavím si rozvrh na následující dny, zavolám lidem, kterým dlužím telefonické hovory.                                           

Jak dlouho Vám trvalo než jste se dopracovala k tomuto systému? Podle Vašeho povídání to máte hodně vychytané, od doby kdy jste v kuse spala 14 dní. Kdy jste to dovedla skoro k dokonalosti?

Já myslím, že k dokonalosti mám ještě velký kus cesty. Asi nejdůležitejší je disciplína a zodpovědnost. Jak k práci, tak k sobě samé. Velice se mi líbí Fulghamovo: „Osm hodin pracuj, osm hodin si hraj a uč se, osm hodin odpočívej“ (vlastně si to přesně nepamatuji). Já si v práci hraji. Mám zaměstnní, které je pro mě opravdu potěšením. Pořád se snažím studovat a rozvíjet se. A k Vaší otázce: průlomový okamžik byl ten, že jsem se přestala snažit být za „paní dokonalou“. Co stihnu to stihnu, mám své hranice. Nesnažím se být na všech poradách, odpovědět na úplně všechny emaily, včetně těch, kde jsem jen v kopii, vím, že je prostě ani nestačím přečít. Vím, že mám kolem sebe lidi, na které je naprostý spoleh – to je ta největší deviza. Snažím se vždy udělat v rámci dne i něco pro sebe. Třeba si najít pár minut a přečíst si noviny, odborné články ... koneckonců to patří k mé práci.

Kde cítíte rezervy?

Jsou dny  kdy neudržím tu zmiňovanou disciplínu a moc toho nestíhám. To je pak všechno špatně a já mám tendenci přenášet neklid i na tým. Pak už se vlastně všechno tzv. „veze“, nic se nestíhá, lidé jsou na sebe podráždění, já na ně tlačím, nemám čas je v klidu vyslechnout, probrat s nimi nutné záležitosti.

A pak jsou také dny,  já jim říkám  „spací“, kdy mám tendenci všechno odsouvat na další den. Doslova mi den proteče rukama, já jsem fyzicky v práci, ale výkon se nedostaví. Řeším zdánlivě urgentní věci, ale když se na ně podívám zblízka, jsou to přesně ty „vymetače času“, jen abyste nemuseli dělat to, co je opravdu nutné. V takový den by člověk měl zbalit věci a vrátit se k práci, když je opět plně připraven odvést kvalitní výkon. Jinak je to jen utrácení peněz.

Takže to je o disciplíně?

Já myslím, že ano. Vím, že odkládat řešení záležitostí, brát jeden papír do ruky třikrát a dál ho odsouvat, to je prostě neefektivní. Jakmile mi ten papír přistane do rukou, tak s ním něco udělám. Předám, deleguji, vyřeším,...jen ho proboha jen tak nedat na hromadu „vyřešit – nutné“.

Všimla jste si někdy, že lidé mají tendenci tužku, která nepíše dát zpátky do stojánku mezi ostatní? Zákon schválnosti Vám napříště zrovna tu stejnou tužku pošle do ruky. A pak zase, a ještě jednou... Ztratila jste někdy pár minut, nervů a vlasů tím, že jste sháněla tužku, která „proboha“ píše???!!!! Tak já to teď dělám tak, že jakmile mám nepíšící tužku, tak jí buď vyměním rovnou náplň nebo ji vyhodím. A je to. Vyřešeno.

Nebo další klasika – hledání, kam jsem ten dokument vlastně uložil? Můj systém – mít v hlavičce dokumentu automaticky nastavenou „cestu“ k souboru.

A o čem to všechno je? O disciplíně „něco s tím udělat“.

Má oblíbená otázka, na co se Vás mám ještě zeptat …

No tak by mě teď zajímalo, jak mi  obě stihneme další schůzku, když jsme se tak „rozpovídaly“  a přetáhly vyměřený čas – ale fakt jen výjimečně.

Děkuji za rozhovor,

Mgr. Irena Nekolová, Integrity Consulting